Când te gândești la automatizare, primul impuls e să vrei totul deodată: emailuri, facturi, rapoarte, programări. Așa se ajunge la proiecte lungi, scumpe și abandonate pe jumătate. Mai bine alegi un singur proces, îl faci să meargă bine și abia apoi treci la următorul.
Întrebarea utilă nu este ce se poate automatiza. Aproape orice se poate. Întrebarea este ce merită automatizat primul. Pentru asta ai nevoie de patru criterii: frecvența, timpul, erorile și impactul pe client.
Criteriul 1: frecvența
Un proces care se repetă de zece ori pe zi aduce mai mult decât unul care apare o dată pe lună, chiar dacă al doilea pare mai complicat. Automatizarea se plătește prin repetare. Fiecare execuție făcută de sistem este o execuție pe care nu o mai face un om.
Ia o săptămână obișnuită și notează ce se face zilnic în firmă. Introducerea comenzilor, răspunsul la aceleași întrebări, confirmarea programărilor, actualizarea unui tabel. De obicei, aici sunt primii candidați.
Criteriul 2: timpul
Înmulțește cât durează o execuție cu numărul de execuții pe săptămână. Un task de cinci minute, făcut de douăzeci de ori pe zi, înseamnă mai mult de opt ore pe săptămână. Pare mărunt când îl privești o dată, dar devine o zi întreagă de lucru.
Nu ai nevoie de măsurători exacte. O estimare făcută împreună cu omul care face munca e suficientă. Întreabă-l direct, pentru că de multe ori doar el știe cât durează cu adevărat. Vei afla și pașii pe care nu îi vede nimeni din afară.
Criteriul 3: erorile
Unele procese nu durează mult, dar costă scump când greșești. O factură introdusă cu suma greșită, un client sunat de două ori, o comandă trimisă la adresa veche. Copierea manuală de date este una dintre cele mai sigure surse de greșeli, pentru că oamenii obosesc și se grăbesc.
Dacă o greșeală dintr-un proces îți strică ziua, îți aduce o reclamație sau te costă bani, procesul urcă pe listă, chiar dacă nu apare foarte des.
Criteriul 4: impactul pe client
Sunt lucruri pe care clientul le simte direct: cât așteaptă un răspuns, dacă primește confirmarea, dacă cineva revine când a promis. Un proces intern lent te costă timp. Un proces lent în fața clientului te poate costa clientul.
De aceea, răspunsul la leaduri și confirmările de programări ajung des pe primul loc, chiar dacă nu sunt cele mai mari consumatoare de ore.
Cum faci alegerea în 30 de minute
Scrie pe o foaie cinci până la zece procese. Dă fiecăruia o notă de la 1 la 3 pentru fiecare criteriu și adună notele. Primele două sau trei sunt candidații tăi. Apoi aplică trei verificări simple:
- Procesul are pași clari, pe care îi poți explica unui coleg nou?
- Datele există deja în format digital, măcar într-un email sau un tabel?
- Poți spune ce înseamnă rezultat bun și ce trebuie să ajungă la un om?
Dacă răspunsul este da la toate, ai găsit un bun punct de plecare. Dacă procesul se schimbă de la caz la caz și depinde de judecata cuiva, lasă-l pentru mai târziu sau automatizează doar partea repetitivă din el.
Ce să nu automatizezi primul
Evită procesele pe care nici echipa nu le face la fel de două ori. Dacă automatizezi haosul, obții haos mai rapid. Uneori primul pas este să scrii regulile. Evită și procesele rare, cu excepții multe, sau cele unde relația personală este chiar motivul pentru care clientul te alege.
Evită și tentația de a începe cu cel mai impresionant proiect. Începe cu ceva mic, vizibil și ușor de măsurat. Prima automatizare care merge convinge echipa mai bine decât orice prezentare.
Măsoară înainte să începi
Înainte să schimbi ceva, notează situația de azi: cât durează, câte erori apar, cât așteaptă un client. Fără acest punct de plecare, peste trei luni nu vei putea spune dacă a meritat. Cu el, decizia pentru următorul proces devine ușoară.
Dacă vrei să faci acest exercițiu împreună cu cineva care a mai văzut procese similare, auditul gratuit de 30 de minute exact asta face: pleci cu o listă în ordinea potrivită pentru firma ta.